Turizm Şirketlerinde Yönetim, Temsil ve Yetki Devri. Kim Sorumlu?

Günümüzde turizm şirketleri çoğunlukla anonim ve limited şirket yapıları altında profesyonelleşirken, yönetim kurulu ile genel kurul arasındaki denge ile yönetim ve temsil yetkilerinin doğru kurgulanması işletmenin kaderini belirlemektedir. En güçlü otellerin ve köklü seyahat acentelerinin dahi en zayıf yönünün, yönetim ve temsil ile yetki devri süreçleri olduğunu sıklıkla gözlemlenmektedir. “Şirket benim, tüm yetkiler bende”, “biz bir aileyiz” ya da “müdüre tam yetki verdik” anlayışıyla yürütülen bu ilişkiler; bir uyuşmazlık, kaza veya zarar ortaya çıktığında hissedarlar, yönetim kurulu üyeleri ve yöneticiler açısından ciddi mali ve cezai risklere dönüşebilmektedir. Bugün, Türk Ticaret Kanunu (TTK) ışığında, turizm şirketlerindeki yönetim-temsil-sorumluluk dengesini ele alacağız.

Bir Güçler Dengesi: Genel Kurul ve Yönetim Kurulu

Anonim ve limited şirketlerde şirket iradesi, kanunun öngördüğü organlar aracılığıyla oluşur. Yönetim kurulu, kanun ve esas sözleşmeden kaynaklanan geniş yetkilere sahiptir; genel kurulun devredilemez yetkileri dışında kalan tüm iş ve işlemler hakkında karar alma yetkisi kural olarak yönetim kuruluna aittir. Genel kurul ise pay sahiplerinin iradesinin somutlaştığı ve şirketin en temel kararlarının alındığı organdır.

Modern ticaret hukuku, özellikle anonim şirketlerde, ideal yapılanmayı güçlü ve profesyonel bir yönetim kurulu üzerine kurar. Türk Ticaret Kanunu da bu yaklaşım doğrultusunda, genel kurul ile yönetim kurulu arasında bir hiyerarşi değil; uzmanlığa dayalı bir denge ilişkisi öngörür. Tarafların devredilemez yetkileri açıkça ayrıştırılarak, her organın kendi alanında karar aldığı ve şirketin sağlıklı işleyişini güvence altına alan bir sistem kurulmuştur.

Yetki Devri: İhtiyaç mı, Risk mi?

Uygulamada özellikle çok şubeli otel zincirlerinde veya büyük acentelerde, yönetim kurulunun her bir operasyonel işlemi bizzat yapması fiziken imkansızdır. Bu nedenle genel müdürler, otel müdürleri, finans direktörleri gibi alt yöneticilere yetki devri kaçınılmaz bir ihtiyaç hâline gelir. Sorun da tam bu noktada başlar. Uygulamada bu ilişkilerin kimi zaman vekâletnameyle, kimi zaman iş sözleşmesiyle, kimi zaman ise hukuki niteliği dahi net olmayan bir takım görevlendirme/atama yazıları ile yürütüldüğünü görülmektedir. Bu bilinçsiz tercihler, yönetim ve işi yapma yetkisinin kimde olduğu konusunda belirsizlik yarattığı gibi, özellikle mal veya can kaybı nedeni ile bir zarar doğduğunda sorumluluğun kime ait olduğu konusunda ciddi uyuşmazlıklara ve haksız uygulamalara yol açmaktadır. Yine yönetim yetkisi ile temsil yetkisinin birbirinden farklı kavramlar olduğu temsil yetkisinin devrinin aynı zamanda yönetim yetkisi sonucu doğurmadığı da sıkça göz ardı ediliyor. Oysa kanun şirketlerin bu ihtiyacını önceden öngörmüş ve bu ihtiyacı giderecek özel prosedürler düzenlemiştir.

Yönetim Yetkisinin Devrinin Dört Temel Şartı

Bir anonim veya limited şirkette, kanun ve esas sözleşme gereği yönetim kuruluna (limited şirketlerde müdürler kuruluna) ait olan yönetim yetkisinin devredilebilmesi için aşağıdaki şartların birlikte sağlanması zorunludur:

1.Esas Sözleşmede Yetki Devri Hükmü Bulunması: Anonim ve limited şirketlerde yönetim yetkisinin devri için öncelikle esas sözleşmede, yetki devrine açıkça izin veren bir hükmün yer alması gerekir. Bu hüküm bulunmaksızın yapılan yetki devri, hukuken geçerli kabul edilmez ve sorumluluğun yönetim kurulunda kalmasına neden olur.

2.İç Yönergenin Hazırlanması ve Kabulü: Yönetim yetkisinin devri için, yönetim kurulu tarafından kabul edilmiş bir iç yönerge hazırlanmalıdır. İç yönergede; görev tanımları, yetki sınırları, organizasyon yapısı, hiyerarşik ilişkiler ve raporlama düzeni açık ve tereddüde yer vermeyecek şekilde belirlenmelidir. Bu düzenleme, hem yetki kullanan kişiler hem de sorumluluğun sınırları bakımından temel bir referans niteliği taşır.

3.Devredilemez Yetkilerin Korunması: Türk Ticaret Kanunu’nun 375. maddesinde sayılan; şirketin üst düzey yönetimi, temel organizasyon yapısının oluşturulması, finansal sistemin kurulması ve üst gözetim gibi “çekirdek yetkiler” yönetim kurulunun uhdesinde kalır ve hiçbir surette devredilemez. Yetki devri, bu sınırların dışındaki alanlarla sınırlı olmak zorundadır

4.Yönetim Kurulu Kararı ile Tescil ve İlan: Yetki devri ve iç yönergenin kabulü, yönetim kurulu kararıyla yapılmalı; ayrıca bu karar, mevzuatın öngördüğü şekilde tescil ve ilan edilmelidir. Usulüne uygun şekilde tescil ve ilan edilmeyen yetki devri, üçüncü kişiler bakımından ileri sürülemeyeceği gibi, yönetim kurulu üyelerinin sorumluluğunu da ortadan kaldırmaz.

Yönetim yetkisi şirketin nasıl yönetileceğine, temsil yetkisi ise şirket adına kimin imza atacağına ilişkindir ve bu iki yetkinin karıştırılması, uygulamada en ağır sorumluluk doğuran hataların başında gelmektedir. Yönetim yetkisinden farklı olarak temsil yetkisi, anonim şirketin üçüncü kişilerle hukuki işlem yaparak hak ve borç altına girmesini ifade eder ve kural olarak yönetim kuruluna aittir. Temsil yetkisinin devrinde, yönetim yetkisinde aranan katı şartlar bulunmamakla birlikte; devrin mutlaka yönetim kurulu kararıyla yapılması, temsil şekli ve kapsamının açıkça belirlenmesi, kanuna aykırı sınırlamalar içermemesi ve üçüncü kişiler bakımından hüküm doğurabilmesi için usulüne uygun şekilde tescil ve ilan edilmesi gerekir.

Devrin Sonuçları, Sorumluluk ve Denetim Yükümlülüğü

Yönetim yetkisi, kanunda öngörülen usul ve şartlara uygun olmak kaydıyla, yönetim kurulu üyelerine veya yönetim kurulu üyesi olmayan üçüncü kişilere devredilebilir. Yönetim kurulu üyesi olmayan kişilere yapılan devirlerde, bu kişiler organ sıfatı kazanır ve yönetim kurulu üyeleri gibi özen ve bağlılık yükümlülüğü altına girer; aldıkları kararlar ve yaptıkları işlemlerden doğrudan sorumlu olurlar. Kanuna uygun bir yetki devrinde kural olarak sorumluluk devralana geçse de, bu durum yönetim kurulu üyelerini tamamen sorumluluktan kurtarmaz. Devreden üyeler, devralanın seçiminde, yetkinliğinde ve görev süresince gözetiminde makul özen göstermekle yükümlüdür; bu yükümlülüğün ihlali hâlinde, yetki devrine rağmen hukuki sorumlulukları devam eder.

Yönetim ve temsil yetkisinin devri, kurumsal yönetimin ve sürdürülebilir başarıyı hedefleyen şirketlerin temel yapı taşlarından biridir. Doğru kurgulandığında işletmeye hız ve esneklik kazandırır; yanlış uygulandığında ise ciddi hukuki ve cezai riskler doğurur. Bu nedenle yetki devri; devreden ve devralan taraflar ile şirketle ilişki kuran üçüncü kişiler bakımından mevzuata uygun, şeffaf ve etkin denetime açık bir sistem içinde ele alınmalı, kurumsal güvenin ve hukuki öngörülebilirliğin teminatı hâline getirilmelidir.

Roma hukukundan beri kabul edilen temel ilkenin dediği gibi: Nulla potestas, nulla responsabilitas-Usulüne uygun verilen yetki yoksa sorumluluk da yoktur.